Company Name: Erasmus Life Budapest (ELB)
Location: Hybrid work model – on average 2-3 days a week in our downtown Budapest office, flexible home office option, and varying domestic and international locations for events and trips.
Job Type: Full-time (with flexible working hours aligned with trips, events, and seasonality).

Who Are We?

Erasmus Life Budapest (ELB) is the number one community for international students arriving in Budapest. From intimate cultural and social gatherings to monumental parties with thousands of attendees, we organize it all. We also run unforgettable domestic and international trips and tours.

If you want to work in an international, fast-paced, and youthful team where you can fulfill your potential in everything from office operations to leading trips abroad, this is the place for you!

Key Responsibilities

In this highly diverse, key position, you will coordinate the day-to-day operations of ELB, managing both the office and travel logistics:

• End-to-End Travel and Event Organization: Planning, budgeting, on-site group leading, and post-event accounting for domestic and international, single- and multi-day trips, tours, and unique social events (e.g., botellón, laser tag, board game nights).
• Office Management and Operations: Managing the day-to-day operations of the ELB office, handling physical and financial opening/closing procedures, keeping inventory, procurement, and ensuring smooth, friendly, and positive communication with visiting students.
• Precise Handling of Finances and Assets: Real-time reconciliation of the daily cash balance with our ERP system, accurate financial accounting for events and trips, and inventory control and procurement of essential items (wristbands, flags, merchandise, change cash).
• Staff and Intern Management: Onboarding and training of interns and new team members, scheduling staff for events and trips, and preparing and moderating weekly team meetings.
• Partner Relationship Management (Account Management): Actively reaching out to potential ELB Card discount and event partners, conducting negotiations, maintaining relationships with existing partners, and managing discount administration.
• On-site Coordination: Leading and supervising cash handling, ticketing, and admission at Monday night parties and other major events.
• Communication and Marketing Support: Providing quick and professional responses to customer service emails and messages, and keeping online ticket platforms (Cooltix), the website, and social media channels up to date with events under your responsibility.

HR Note to Our Future Colleague: Although the list of responsibilities is complex and diverse, overtime is not typical here, except during the busy semester start periods (1-4 peak months a year). Your main role will be to oversee processes, delegate tasks (e.g., to dedicated tour guides and event staff), and ensure seamless operations. These managerial duties will be balanced with your own hands-on operational tasks, keeping the workload within a manageable 40-hour workweek on an annual average.

Requirements (Criteria)

• High-level, Confident English Proficiency (both spoken and written, as our target audience and parts of our team are international).
• Minimum Secondary Education (High school diploma).
• Excellent Organizational, Problem-solving, and Stress-tolerance Skills – you work precisely and independently, even in unexpected situations and under pressure.
• Confident Handling of Financial Settlements – precision and reliability are required for daily cash management and project-based financial reporting.
• User-level G Suite Knowledge – specifically confident and proficient use of Google Sheets.
• Decisiveness, Proactivity, and Excellent Communication Skills towards both business partners and students.
• Flexibility and a true team-player mindset.

Nice to Have (but not required):

• Licensed Travel Agent Manager Status (qualified travel activity manager license – a major advantage!).
• Valid Category B driving license.
• Specialized higher education and/or professional experience in tourism, hospitality, or travel organization.
• Experience in team leadership or managing staff/interns.

What We Offer:

• Long-term, full-time career opportunity at a steadily growing company with a strong international scope.
• Youthful, dynamic, and very friendly team environment.
• A highly diverse and responsible role where your ideas and work have a real, tangible impact on the company's success.
• Performance-based Bonus Opportunities (based on event profitability, partner satisfaction, and customer feedback).
• Continuous professional development and an exclusive behind-the-scenes look into international student travel and large-scale event organization.

---

Utazás- és Eseményszervező & Operatív Menedzser

Cég neve: Erasmus Life Budapest (ELB)
Munkavégzés helye: Hibrid munkarend - éves átlagban heti 2-3 nap jelenlét belvárosi irodánkban, rugalmas home office lehetőség, valamint az események és utazások változó belföldi és külföldi helyszínei.
Pozíció típusa: Teljes munkaidő, rugalmas időbeosztással az utazások és események, illetve a szezonalitás miatt.

Kik vagyunk mi?

Az Erasmus Life Budapest (ELB) a Budapestre érkező külföldi egyetemisták első számú közössége. A pár tucat fős kulturális és social eseményektől kezdve a több ezer fős monumentális bulikig mindent mi szervezünk. Emellett belföldi és külföldi utazásokat, túrákat bonyolítunk le.

Ha szeretnél egy nemzetközi, pörgős és fiatalos csapatban dolgozni, ahol az irodai operatív feladatoktól kezdve a külföldi utazások vezetéséig mindenben kiteljesedhetsz, nálunk a helyed!

Mi lesz a feladatod?

Ebben a rendkívül sokszínű pozícióban te fogod össze az ELB mindennapi működését, az iroda és az utazások operatív menedzsmentjét:

• Utazások és események teljes körű szervezése: Belföldi és külföldi, egy- és többnapos utazások, túrák, valamint egyéb események (pl. botellón, laser tag, társasjáték estek) megtervezése, költségvetésének elkészítése, utólagos elszámolása és adott utak helyszíni csoportvezetése.
• Irodavezetés és operatív működés: Az ELB iroda napi szintű menedzselése, a fizikai és pénzügyi nyitás/zárás lebonyolítása, az irodai készletek nyilvántartása, beszerzése, valamint a beérkező vendégekkel való gördülékeny, pozitív kommunikáció biztosítása.
• Pénzügyek és eszközök precíz kezelése: A napi készpénzállomány valós idejű egyeztetése a vállalatirányítási rendszerrel, a rendezvények és utazások pontos elszámolása, valamint az eszközök (karszalagok, zászlók, váltópénz, merch termékek) leltározása és beszerzése.
• Staff és gyakornok menedzsment: Gyakornokok és új kollégák onboardingja, betanítása, az eseményekre és utazásokra vonatkozó beosztások készítése, valamint a heti team meetingek előkészítése és levezetése.
• Partnerkapcsolatok építése (Account Management): Új ELB Card kedvezménypartnerek és rendezvénypartnerek aktív felkeresése, tárgyalások lebonyolítása, a meglévő partnerekkel való kapcsolattartás és a kedvezmények adminisztrációja.
• Helyszíni lebonyolítás: A hétfő esti bulikon és egyéb rendezvényeken a kasszázás és a beléptetés vezetése, koordinálása.
• Kommunikációs és marketing support: Az ügyfélszolgálati üzenetek és e-mailek gyors megválaszolása, a felelősségi körödbe tartozó események naprakész feltöltése online platformokra, a honlapra és a közösségi média felületekre.

HR megjegyzés jövendőbeli kollégánknak: Bár a feladatlista komplex és sokrétű, a szezonalitásból adódó félévkezdést leszámítva a túlóra nálunk nem jellemző. A te fő feladatod a folyamatok összefogása, a delegálás (például a dedikált túravezetők és a staff felé) és a zavartalan működés biztosítása. Ezekkel egyensúlyban lesznek a feladatok az operatív megvalósítási munkáiddal.

Mit várunk el tőled? (Kritériumok)

• Felsőfokú, magabiztos angol nyelvtudás – mivel a közönségünk és a csapat egy része is nemzetközi.
• Minimum középfokú végzettség.
• Kiváló szervező-, problémamegoldó- és stressztűrő képesség – a váratlan helyzetekben és nyomás alatt is precízen és önállóan dolgozol.
• Pénzügyi elszámolások magabiztos kezelése – elvárt a precizitás a napi kassza és a projektek pénzügyi elszámolása során.
• Felhasználói szintű Google G Suite ismeretek – kiemelten a Google Sheets magabiztos használata.
• Határozottság, kezdeményezőkészség és kiváló kommunikációs készség mind a partnerekkel, mind a diákokkal szemben.
• Rugalmasság és csapatjátékos szemlélet.

Előny, de nem feltétel:

• Utazási iroda tevékenységért felelős személy jogosultság.
• „B” kategóriás jogosítvány megléte.
• Szakirányú felsőfokú végzettség és/vagy turisztikai, utazásszervezési területen szerzett szakmai tapasztalat.
• Csapatvezetésben vagy munkatársak/gyakornokok irányításában szerzett tapasztalat.

Mit kínálunk?

• Hosszú távú, teljes munkaidős karrierlehetőség egy stabilan növekvő nemzetközi cégnél.
• Fiatalos, lendületes és közvetlen csapat.
• Rendkívül sokszínű és felelősségteljes feladatkör, ahol valódi hatásod van a cég működésére.
• Teljesítményalapú bónuszlehetőségek (a rendezvények profitabilitása, valamint a partneri és vendégvisszajelzések alapján).
• Folyamatos szakmai fejlődés és betekintés a nemzetközi diákutazások és rendezvények kulisszatitkaiba.